Cobot ermöglicht es dir, Rechnungen für Nicht-Mitglieder und Besucher manuell zu erstellen, indem du die Funktion "Manuelle Rechnung" verwendest. Nicht-Mitglieder und Besucher sind Einzelpersonen oder Unternehmen, die keine Mitgliedschaft in deinem Space haben.
Es werden auch automatische Rechnungen erstellt, wenn Besucher auf deiner Homepage Externe Buchungen vornehmen oder Drop-in-Pässe kaufen. Dies wird weiter unten erläutert.
Cobot vereinfacht auch deine administrativen Aufgaben, indem es den Rechnungsstellungsprozess für deine Mitglieder, Mitgliederbuchungen und einmaligen Mitgliedergebühren automatisiert. In diesem Guide erfährst du mehr über die Rechnungsstellung für Mitglieder.
Dieser Guide behandelt:
Manuelle Rechnungen für Nicht-Mitglieder erstellen
Erstelle Rechnungen für Nicht-Mitglieder, indem du die Funktion "Manuelle Rechnung" von Cobot verwendest. Damit kannst du deine Dienstleistungen oder Produkte auch Personen anbieten, die nicht Teil deiner Mitgliedschafts-Community sind.
Um eine Rechnung zu erstellen, gehe zu Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung » Rechnung für Nicht-Mitglieder erstellen.
Fülle die Felder aus und füge unter "Rechnungs-E-Mail" die E-Mail-Adresse hinzu, an die du die Rechnung senden möchtest.
Füge unter "Artikel hinzufügen" so viele Posten hinzu, wie du möchtest.
Klicke auf "Rechnung speichern". Überprüfe die Angaben und klicke auf "Senden", um die Rechnung per E-Mail an die Rechnungsadresse zu senden.
Wenn du PayPal als automatische Zahlungsmethode eingerichtet hast, wird in der E-Mail ein Link zur Zahlung über PayPal angezeigt.
Wenn du PayPal nicht eingerichtet hast, musst du die Zahlung manuell einziehen und erfassen, da es nicht möglich ist, Zahlungen von Nicht-Mitgliedern über eine andere automatische Zahlungsmethode einzuziehen.
WICHTIGE HINWEISE
Manuelle Rechnungen sind nur in deinem Rechnungs-Dashboard unter Verwalten » Rechnungen und deiner Auswertung unter Auswerten » Umsatz » Sonstiges sichtbar. Sie werden nirgendwo anders angezeigt, anders, als deine Mitgliedsrechnungen.
Bestehende Rechnungen bearbeiten, löschen und abschreiben
In Fällen, in denen du kleine Korrekturen vornehmen, Duplikate berichtigen oder dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden musst, ist das Bearbeiten, Löschen oder Abschreiben deiner Rechnungen die Lösung. Aber wie funktioniert das?
Wie und wann Rechnungen bearbeitet werden sollten
Wenn Fehler oder Ungenauigkeiten festgestellt werden, kannst du in Erwägung ziehen, die Rechnung zu bearbeiten. Dies ist besonders nützlich, um Details wie Gebühren oder Rechnungsinformationen zu verfeinern. Die Genauigkeit deiner Rechnungen ist entscheidend, um deinen Kunden zuverlässige Informationen zu liefern.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu bearbeiten. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu bearbeiten, wende dich an support@cobot.me.
Bearbeite eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst.
Du kannst die folgenden Felder bearbeiten:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Mitglieder-Details
Steuersatz
Einzelposten
Rechnungstext
Für den Admin sichtbare Anmerkungen
Wenn du eine Rechnung bearbeitest, wird sie NICHT automatisch erneut an die von dir eingegebene Rechnungs-E-Mail gesendet. Sobald du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "erneut senden". Dadurch wird eine neue Rechnung verschickt. Wenn du PayPal aktiviert hast, wird der Zahlungslink auf die neue Rechnung verweisen.
Wie und wann Rechnungen gelöscht werden sollten
Im Allgemeinen ist die Löschung den Fällen vorbehalten, in denen eine Korrektur durch Bearbeitung nicht möglich ist oder wenn fälschlicherweise ein doppelter Eintrag erstellt wurde. Eine regelmäßige Überprüfung der Rechnungen hilft, solche Situationen zu erkennen, in denen eine Löschung erforderlich sein könnte.
Beim Löschen von Rechnungen ist Vorsicht geboten, da dieser Vorgang den Datensatz dauerhaft löscht.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu löschen. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu löschen, wende dich an support@cobot.me.
Lösche eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst. Scrolle bis zum Ende der Seite, um die Option Löschen zu finden.
WICHTIGE HINWEISE:
Sobald du eine Rechnung gelöscht hast, wird sie dauerhaft gelöscht. Wenn du eine gelöschte Rechnung wiederherstellen möchtest, können wir dir möglicherweise helfen. Bitte wende dich unter Angabe der Rechnungsnummer an den Support unter support@cobot.me.
Durch das Löschen von Rechnungen wird diese Rechnungsnummer aus deiner Reihenfolge entfernt (d. h. wenn du Rechnungen 1, 2 und 3 hast, wird deine Rechnungsreihenfolge durch das Löschen von Rechnung 2 als 1, 3 usw. angezeigt). Dies ist in deiner Region möglicherweise nicht erlaubt, überprüfe daher, was rechtlich korrekt ist.
Wie und wann Rechnungen abgeschrieben werden sollten
Anders als bei der Löschung einer Rechnung wird bei der Abschreibung die Forderung anerkannt und aus den aktiven Konten entfernt, sodass die Aufzeichnung der versuchten Transaktion erhalten bleibt. Daher solltest du eine Rechnung nur dann abschreiben, wenn klar ist, dass der Betrag aufgrund der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit eines Kunden nicht eingezogen werden kann. Damit wird der finanzielle Verlust anerkannt und eine korrekte Buchführung gewährleistet.
Befolge bei der Abschreibung einer Rechnung stets die in deiner Region geltenden Verfahren, da sich dies auf deinen Jahresabschluss und dein steuerpflichtiges Einkommen auswirkt.
Um eine Rechnung abzuschreiben, gehe zu Verwalten » Rechnungen und klicke im Rechnungsmenü auf "Abschreiben".
Nach der Abschreibung werden die Einnahmen aus deinen unbezahlten Konten in deiner Auswertung entfernt und als verlorene Einnahmen angezeigt.
Es werden keine zusätzlichen E-Mails oder Benachrichtigungen an die Rechnungs-E-Mail gesendet, wenn diese Aktion durchgeführt wird.
Automatische Rechnungsstellung für Externe Buchungen
Die Rechnungsstellung für Externe Buchungen ist standardmäßig automatisiert. Wenn Besucher eine Ressource über deine Buchungs-Homepage buchen, erhalten sie immer eine Rechnung, unabhängig von den Zahlungseinstellungen. Einzige Ausnahme: Wenn die Ressource kostenlos ist.
Klicke hier, um mehr über die Verwaltung deiner Besucher und externen Buchungen zu erfahren.
Automatische Rechnungsstellung für Drop-in-Pässe
Die Rechnungsstellung für Drop-in-Pässe ist standardmäßig automatisiert. Wenn deine Besucher einen Drop-in-Pass über deine Homepage kaufen, erhalten sie immer eine Rechnung, unabhängig von den Zahlungseinstellungen. Einzige Ausnahme: Wenn der Drop-in-Pass kostenlos ist.
Klicke hier, um mehr über die Verwaltung deiner Besucher und Drop-in-Pässe zu erfahren.
Nächster Schritt: Wenn du ein größerer Space (oder ein Datenjunkie) bist, empfehlen wir dir die Verwendung von Buchungscodes
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