Cobot vereinfacht deine administrativen Aufgaben, indem es den Rechnungsstellungsprozess für deine Mitgliedschaften, Mitgliederbuchungen und einmaligen Mitgliedergebühren automatisiert.
Durch die automatisierte Rechnungsstellung kannst du dich auf andere Aspekte der Verwaltung deines Spaces konzentrieren und so eine effizientere und problemlosere Erfahrung gewährleisten. Verbessere die Benutzerfreundlichkeit noch weiter, indem du automatisierte Zahlungsmethoden hinzufügst. So werden deine Rechnungen nicht nur automatisch erstellt, sondern auch bezahlt!
Du kannst auch Rechnungen für Nicht-Mitglieder erstellen, z.B. für Besucher, die einen Meeting Room buchen oder einen Tagespass auf deiner Homepage kaufen. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren.
Dieser Guide behandelt folgende Themen:
Automatische Rechnungsstellung
Cobot erstellt und versendet standardmäßig in zwei Zyklen Rechnungen an deine Mitglieder:
Das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft ist das Datum, an dem die Mitgliedsbeiträge berechnet werden. Das monatliche Rechnungsdatum ist das Datum, an dem zusätzliche Gebühren, wie z. B. einmalige Gebühren und Buchungen, verarbeitet werden.
Wenn eine Rechnung in einem der beiden Abrechnungszyklen erstellt wird, wird Cobot:
Die Rechnung erstellen und im Profil des Mitglieds unter Rechnungsstellung » Frühere Rechnungen veröffentlichen.
Wenn eine automatische Zahlungsmethode eingerichtet ist und dein Mitglied eine Zahlungsmethode hinterlegt hat (Kreditkarte, PayPal, etc.), wird Cobot versuchen, die hinterlegte Zahlungsmethode zu belasten.
Die Rechnung wird im Mitgliederportal unter "Mitgliedschaft" angezeigt. Um Rechnungen aus dem Mitgliederportal auszublenden, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » und aktiviere 'Rechnungen vor Mitgliedern ausblenden' » Speichern
Wenn in deinen Rechnungseinstellungen die Option "Rechnungen an Mitglieder per E-Mail senden" aktiviert ist, sendet Cobot die Rechnung mit dem Zahlungsstatus auch per E-Mail an das Mitglied. Es wird:
a. Die Rechnung als "bezahlt" markieren, wenn die automatische Zahlung erfolgreich war.
b. Bis zu drei Mal versuchen, die Zahlung zu verarbeiten, wenn die Zahlung fehlschlägt. Das Mitglied erhält jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung über den Fehlschlag. Wenn du über jeden Fehlschlag benachrichtigt werden möchtest, aktiviere die E-Mail-Benachrichtigung "Vorübergehendes Problem mit der Zahlung eines Mitglieds" in deinen Admin-Einstellungen.
c. Sowohl dich als auch dein Mitglied benachrichtigen, wenn die Zahlung dauerhaft fehlschlägt.
Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft
Wenn sich jemand für eine Mitgliedschaft in deinem Space registriert, wird dieser Person automatisch ein Verlängerungsdatum zugewiesen. Das Verlängerungsdatum basiert auf dem Zyklus, der im Feld "Pro" in den "Grundeinstellungen" des Mitgliedschaftstarifes festgelegt wurde.
Wenn du zum Beispiel "12" in das Feld "Pro" eingibst, werden dem Mitglied alle 12 Monate die Mitgliedsbeiträge berechnet, beginnend mit dem Beginn der Mitgliedschaft
Wenn dein Mitglied monatlich abgerechnet wird, entspricht dieses Datum dem Datum der monatlichen Rechnungsstellung.
Du kannst das Verlängerungsdatum deines Mitglieds ändern, indem du zu Verwalten » Mitglieder » auf den Namen des Mitglieds » Mitgliedschaft » Verlängerungsdatum ändern gehst.
Monatliches Rechnungsdatum
Neben den automatischen Rechnungen, die zum Verlängerungsdatum deines Mitglieds erstellt werden, sucht Cobot auch nach zusätzlichen Gebühren auf dem Konto des Mitglieds, wie z. B. Buchungsgebühren oder einmalige Gebühren/Gutschriften, und erstellt eine monatlich wiederkehrende Rechnung für diese.
Wenn die Mitgliedsbeiträge ebenfalls monatlich anfallen, wird nur eine einzige Rechnung für alle Gebühren erstellt.
Das monatliche Rechnungsdatum ist auch an das Datum der Registrierung des Mitglieds gebunden, aber NICHT an die Häufigkeit der Erneuerung der Mitgliedsgebühr.
Beispiel:
Ein neues Mitglied registriert sich und beginnt am 1. August. Der Mitgliedsbeitrag wird vierteljährlich (alle 3 Monate) abgebucht.
Das Mitglied wird für die ersten 3 Monate am 1. August belastet.
Erst 3 Monate später, am 1. November, wird der Mitgliedsbeitrag erneut abgebucht.
Alle anderen Gebühren, die auf den Konten der Mitglieder aufgelaufen sind, werden zum monatlichen Abrechnungsdatum abgebucht (1. September, 1. Oktober, 1. November und die Mitgliedsbeiträge usw.).
WICHTIGE HINWEISE:
Rechnungen können nur zwischen dem 1. und 28. des Monats bearbeitet werden.
Die Mitgliedsbeiträge werden im Voraus berechnet, aber alle anderen Kosten werden den Mitgliedern mit der Rechnung des nächsten Monats in Rechnung gestellt.
Wenn du das Verlängerungsdatum des Mitglieds änderst, ändert sich auch das Datum der monatlichen Rechnung auf dieses Datum. Es ist derzeit nicht möglich, diese Zyklen aufzuteilen.
Rechnungen werden nur dann automatisch belastet, wenn eine automatische Zahlungsmethode vorhanden ist.
Rechnungsvorschau anstehender Rechnungen
Es empfiehlt sich, die kommenden Rechnungen deiner Mitglieder zu überprüfen, wenn du Änderungen an ihren Accounts vornimmst, z. B. das Verlängerungsdatum änderst oder eine einmalige Gebühr hinzufügst.
Gehe zu ihrem Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau um zu sehen, was dort erscheint.
Manuelle Rechnungen für einmalige Gebühren
Verwende manuelle Rechnungen, wenn du deinem Mitglied die Kosten sofort in Rechnung stellen möchtest, anstatt sie auf dem Konto des Mitglieds zu verbuchen, damit sie zu seiner nächsten wiederkehrenden Rechnung hinzugefügt werden.
Um eine manuelle Rechnung zu erstellen, gehe zum Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Manuelle Rechnung oder Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung.
Nachdem du die Rechnung erstellt hast, wird sie im Profil des Mitglieds und im Mitgliederportal veröffentlicht. Du kannst die Rechnung belasten (wenn eine automatische Zahlungsmethode vorhanden ist) und sie per E-Mail versenden. Diese beiden Aktionen sind in der Rechnungsübersicht zu sehen.
WICHTIGER HINWEIS:
Wenn eine andere Person eingerichtet ist, um für das Mitglied zu zahlen, wird eine manuelle Rechnung unter dem Namen des Mitglieds auf das Konto des Hauptzahlers gebucht, nicht auf das Konto des Mitglieds.
Automatische Abrechnung deaktivieren
Du möchtest deine Rechnungen überprüfen, bevor du die Zahlungsmethoden deiner Mitglieder belastest? Das ist kein Problem.
Gehe zu Anpassen » Funktionen » Zahlungen und aktiviere 'Rechnungen nicht automatisch belasten'. Mit dieser Funktion werden alle Rechnungen erstellt und im Profil deines Mitglieds veröffentlicht, aber NICHT automatisch belastet, selbst wenn eine automatische Zahlungsmethode vorhanden ist.
Du kannst alle erstellten Rechnungen im Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Frühere Rechnungen und deinen allgemeinen Rechnungsabschnitt unter Verwalten » Rechnungen einsehen.
Für deine Rechnungen müssen die Zahlungen nun manuell erfasst werden.
WICHTIGER HINWEIS:
Wenn die Option "Rechnungen nicht automatisch berechnen" aktiviert ist, erhalten deine Mitglieder ihre Rechnungen weiterhin per E-Mail und sie werden in ihren Mitgliederportalen veröffentlicht. Wenn du dies nicht wünscht, gehe zu deinen Rechnungseinstellungen und deaktiviere die entsprechenden Einstellungen.
Zahlungen manuell erfassen
Um Zahlungen manuell zu erfassen, gehe zum Mitgliederprofil » Rechnungsstellung » Frühere Rechnungen oder zu deinem Rechnungsabschnitt unter Verwalten » Rechnungen. Klicke auf "Zahlung erfassen".
Wähle die Zahlungsmethode und speichere den Zahlungsdatensatz. Es können auch Teilzahlungen vorgenommen werden.
HINWEIS: Wenn du auf diese Weise eine automatische Zahlungsmethode auswählst, wird die hinterlegte Mitgliedskarte NICHT belastet. Dazu musst auf der Hauptseite der Rechnung auf "Belasten" klicken.
Klicke auf "Zahlung speichern". In der allgemeinen Rechnungsübersicht wird die Rechnung nun als "bezahlt" angezeigt.
Bestehende Rechnungen bearbeiten, löschen und abschreiben
Jetzt, wo deine Rechnungen schnell eingehen, musst du vielleicht kleine Korrekturen vornehmen, versehentlich erstellte Duplikate löschen und dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden. Aber was solltest du wann genau wie tun?
Bestehende Rechnungen bearbeiten, löschen und abschreiben
In Fällen, in denen du kleine Korrekturen vornehmen, Duplikate berichtigen oder dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden musst, ist das Bearbeiten, Löschen oder Abschreiben deiner Rechnungen die Lösung. Aber wie funktioniert das?
Wie und wann Rechnungen bearbeitet werden sollten
Wenn Fehler oder Ungenauigkeiten festgestellt werden, kannst du in Erwägung ziehen, die Rechnung zu bearbeiten. Dies ist besonders nützlich, um Details wie Gebühren oder Rechnungsinformationen zu verfeinern. Die Genauigkeit deiner Rechnungen ist entscheidend, um deinen Kunden zuverlässige Informationen zu liefern.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu bearbeiten. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu bearbeiten, wende dich an support@cobot.me.
Bearbeite eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst.
Du kannst die folgenden Felder bearbeiten:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Mitglieder-Details
Steuersatz
Einzelposten
Rechnungstext
Für den Admin sichtbare Anmerkungen
Wenn du eine Rechnung bearbeitest, wird sie NICHT automatisch erneut an die von dir eingegebene Rechnungs-E-Mail gesendet. Sobald du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "erneut senden". Dadurch wird eine neue Rechnung verschickt. Wenn du PayPal aktiviert hast, wird der Zahlungslink auf die neue Rechnung verweisen.
Wie und wann Rechnungen gelöscht werden sollten
Im Allgemeinen ist die Löschung den Fällen vorbehalten, in denen eine Korrektur durch Bearbeitung nicht möglich ist oder wenn fälschlicherweise ein doppelter Eintrag erstellt wurde. Eine regelmäßige Überprüfung der Rechnungen hilft, solche Situationen zu erkennen, in denen eine Löschung erforderlich sein könnte.
Beim Löschen von Rechnungen ist Vorsicht geboten, da dieser Vorgang den Datensatz dauerhaft löscht.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu löschen. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu löschen, wende dich an support@cobot.me.
Lösche eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst. Scrolle bis zum Ende der Seite, um die Option Löschen zu finden.
WICHTIGE HINWEISE:
Sobald du eine Rechnung gelöscht hast, wird sie dauerhaft gelöscht. Wenn du eine gelöschte Rechnung wiederherstellen möchtest, können wir dir möglicherweise helfen. Bitte wende dich unter Angabe der Rechnungsnummer an den Support unter support@cobot.me.
Durch das Löschen von Rechnungen wird diese Rechnungsnummer aus deiner Reihenfolge entfernt (d. h. wenn du Rechnungen 1, 2 und 3 hast, wird deine Rechnungsreihenfolge durch das Löschen von Rechnung 2 als 1, 3 usw. angezeigt). Dies ist in deiner Region möglicherweise nicht erlaubt, überprüfe daher, was rechtlich korrekt ist.
Wie und wann Rechnungen abgeschrieben werden sollten
Anders als bei der Löschung einer Rechnung wird bei der Abschreibung die Forderung anerkannt und aus den aktiven Konten entfernt, sodass die Aufzeichnung der versuchten Transaktion erhalten bleibt. Daher solltest du eine Rechnung nur dann abschreiben, wenn klar ist, dass der Betrag aufgrund der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit eines Kunden nicht eingezogen werden kann. Damit wird der finanzielle Verlust anerkannt und eine korrekte Buchführung gewährleistet.
Befolge bei der Abschreibung einer Rechnung stets die in deiner Region geltenden Verfahren, da sich dies auf deinen Jahresabschluss und dein steuerpflichtiges Einkommen auswirkt.
Um eine Rechnung abzuschreiben, gehe zu Verwalten » Rechnungen und klicke im Rechnungsmenü auf "Abschreiben".
Nach der Abschreibung werden die Einnahmen aus deinen unbezahlten Konten in deiner Auswertung entfernt und als verlorene Einnahmen angezeigt.
Es werden keine zusätzlichen E-Mails oder Benachrichtigungen an die Rechnungs-E-Mail gesendet, wenn diese Aktion durchgeführt wird.
Automatische Rechnungsstellung vollständig deaktivieren
Wenn du möchtest, dass Cobot überhaupt keine Rechnungen automatisch erstellt, wende dich an den Support und wir werden die Funktion für dich deaktivieren.
💳
Komplexe Rechnungsanforderungen?
Optimiere deine Einstellungen von Cobot in einem Gespräch mit den Experten.