Mit Cobot kannst du die Ressourcen deines Coworking Spaces verwalten, wie z. B. Besprechungsräume, technische Geräte, Parkplätze oder auch Schreibtische. Nachdem du die Ressourcen angelegt hast, haben du und deine Mitglieder Zugriff auf diese im Buchungskalender, über den Ressourcen stunden- oder tageweise gebucht werden können.
Cobot stellt deinen Mitgliedern die genutzten Ressourcen automatisch auf monatlicher Basis in Rechnung.
Wenn du möchtest, dass Nicht-Mitglieder bzw. Besucher (Personen, die sich nicht für einen Tarif anmelden müssen) in deinem Space Buchungen vornehmen können, aktiviere Externe Buchungen. Sobald sie aktiviert sind, kannst du einzelne Ressourcen so anpassen, dass sie individuelle Einstellungen, Preise und Beschreibungen haben als die, die für deine Mitglieder sichtbar sind. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Dieser Guide behandelt folgende Punkte:
Ressourcen hinzufügen
Du kannst eine Ressource hinzufügen, indem du auf Produkte » Ressourcen »Ressource hinzufügen klickst.
Das Formular ermöglicht dir die Eingabe von Details wie Beschreibung, Preis pro Stunde, Stornierungsfrist und mehr!
Grundeinstellungen
Einheiten bezieht sich darauf, wie viele Einheiten du von jeder Ressource hast.
Wenn du zum Beispiel 10 gleiche Tische hast, füge die Zahl 10 hinzu. Sobald zehn Personen diese Ressource buchen, können keine weiteren Tische mehr gebucht werden.
Kapazität zeigt deinen Mitgliedern an, wie viele Personen in diesen Raum passen. Dies schränkt die Buchungsmöglichkeiten nicht ein, ermöglicht es deinen Mitgliedern jedoch, nach besonders großen (oder kleinen) Räumen zu filtern.
Verfügbarkeit
Minimale & Maximale Buchungsdauer geben die Mindest- und Höchstdauer an, für die ein Mitglied eine Ressource buchen kann.
Wenn du zum Beispiel möchtest, dass Mitglieder eine Ressource nicht länger als 8h buchen, füge "8" in das Feld für die maximale Buchungsdauer ein.
Wenn du keine Einschränkungen angeben möchtest, lasse diese Felder einfach leer.
Verfügbare Buchungszeiten ermöglichen es dir, Wochentage und Tageszeiten anzugeben, zu denen deine Mitglieder Buchungen vornehmen können. Außerhalb dieser Zeiten können sie nicht buchen. Auf dem Buchungsformular wird eine Aufforderung zu den Anforderungen angezeigt.
Vorbuchzeit ist die Zeitspanne, in der ein Mitglied eine Buchung vornehmen kann, bevor sie beginnt.
Wenn du zum Beispiel "24" in dieses Feld eingibst, kann das Mitglied keine Buchungen weniger als 24 Stunden im Voraus erstellen.
Dieses Feature ist vor allem sinnvoll, wenn Buchungen bzw. Ressourcen vorbereitet werden müssen.
Preisgestaltung
Wenn du einen Stundensatz für die Ressource festlegst, wird den Mitgliedern die Nutzung am Ende eines jeden Monats automatisch in Rechnung gestellt. Ermäßigte (bzw. individuelle) Preise und inbegriffene Stunden können in Mitgliedschaftstarifen als Buchungsguthaben eingerichtet werden.
In diesem Guide erfährst du, wie du eine erweiterte Preisgestaltung für Ressourcen einrichten kannst, z. B. Preisdeckelungen, Rabatte oder Festpreise. Wenn diese für dich nicht sichtbar sind, wende dich an den Support, damit wir diese Features für dich aktivieren können!
Wichtiger Hinweis: Wenn du Festpreise in einer Ressource hinterlegt hast, kannst du keinen individuellen Preis für diese Ressource im Tarif des Mitgliedes (in Form von Buchungsguthaben) hinterlegen.
Stornierung
Ein Mitglied kann eine Buchung bis zu der Anzahl von Stunden stornieren, die du hier angibst.
Wenn du zum Beispiel "24" einträgst, kann dein Mitglied die Buchung bis zu 24 Stunden vor der Startzeit nicht stornieren.
Sichtbarkeit & Berechtigungen
"Sichtbar für Mitglieder" bedeutet, dass alle Mitglieder die Ressource sehen, aber nicht buchen können.
"Kann von Mitgliedern gebucht werden" bedeutet, dass auch Mitglieder die Ressource buchen können.
Standardmäßig können die Mitglieder sehen, wer welche Ressource gebucht hat und alle damit verbundenen Details. Um die Privatsphäre-Einstellung zu aktivieren, gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden und aktiviere » "Buchungsdaten von anderen Mitgliedern verbergen".
Die Ressourcen werden dem Buchungskalender in der Reihenfolge hinzugefügt, in der du sie einrichtest. Wenn du eine andere Reihenfolge wünschst, musst du einen Buchstaben oder eine Zahl vor dem Ressourcennamen hinzufügen.
Zum Beispiel:
A. Besprechungsraum oder
01. Besprechungsraum
Ressourcen buchen
Nachdem du eine Ressource hinzugefügt hast, kann sie sofort über den Buchungskalender sowohl im Verwaltungs- als auch im Mitgliederportal gebucht werden. Weitere Informationen hierzu findest du in unserem Guide zum Buchen von Ressourcen.
Wenn du möchtest, dass Nicht-Mitglieder/Besucher (Personen, die sich nicht auf einem Mitgliedstarif registrieren müssen) Buchungen in deinem Space vornehmen können, aktiviere Externe Buchungen. Sobald sie aktiviert sind, kannst du einzelne Ressourcen so anpassen, dass sie andere Einstellungen, Preise und Beschreibungen haben als die, die für deine Mitglieder sichtbar sind. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Buchungszugang für Mitglieder einschränken
Du kannst den Zugang zu einzelnen Ressourcen für Mitglieder in ihren Mitgliederprofilen einschränken. Dies ist hilfreich, wenn du Ressourcen oder Geräte anbietest, die nur bestimmte Mitglieder nutzen dürfen, oder Meetingräume, für die nur Premium-Mitglieder zahlen.
Um dies einzurichten, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Buchungen » Ressourcen-Zuggang verwalten » Aktiviere die Option "Mitglied hat nur Zugang zu ausgewählten Ressourcen".
Deaktiviere dort alle Ressourcen, von denen du nicht möchtest, dass dein Mitglied Buchungen für sie erstellen kann. Diese werden dann aus den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Du selbst (als Admin) kannst diese Einschränkungen überschreiben und Buchungen für alle Mitglieder im Verwaltungsportal unter Buchungen » Buchungskalender erstellen. Die Buchung erscheint dann im Kalender, in der Buchungshistorie des Mitglieds und wird gegebenenfalls in Rechnung gestellt.
Ressourcenkategorien
Um die Anzeige der verschiedenen Ressourcen in deinem Space zu erleichtern, kannst du sie in Kategorien einteilen. Du bzw. deine Mitglieder können die Ansichten ein- und ausschalten, was den Kalender optisch vereinfacht.
Um Kategorien hinzuzufügen:
Gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressourcenkategorien
Klicke auf den "Kategorie hinzufügen"-Button. Diese können z.B. Stockwerke in deinem Gebäude, Arten von Kategorien oder wirklich alles sein!
Wenn du alle deine Kategorien eingerichtet hast, klicke auf den Namen um das Ganze mit Ressourcen zu füllen. Bemerkung: Du kannst dieselbe Ressource zu mehreren verschiedenen Kategorien hinzufügen.
Gehe nun zu Buchungen » Buchungskalender um sicherzugehen, dass diese so angezeigt werden, wie du es dir vorstellst.
Wenn du neue Ressourcen einrichtest, ohne sie einer Kategorie zuzuordnen, werden sie automatisch der Kategorie "Keine Kategorie" hinzufügt.
Die Kategorien sind alphabetisch geordnet, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge du sie eingibst. Wenn du eine andere Reihenfolge wünschst, musst du einen Buchstaben oder eine Zahl vor den Kategorienamen setzen.
Zum Beispiel:
A. Meetingräume
OR1. Meetingräume
Den Buchungskalender importieren bzw. exportieren
Wenn du deine Cobot-Buchungen exportieren möchtest, kannst du dies über die CSV-Export-Funktion im Buchungskalender tun.
Es ist derzeit nicht möglich, deinen Cobot-Kalender außerhalb von Cobot einzubetten, aber du kannst unsere Google-Kalender-Synchronisation nutzen, um deine Cobot-Buchungen auf deiner Website anzuzeigen.
Du kannst den Kalender auch über die von uns bereitgestellten Feeds exportieren. Schaue dir diesen Guide an, um dies zu erreichen.