Cobot unterstützt Tarife, die die Arbeitszeiten deiner Mitglieder begrenzen. Sobald du Zeitpässe in einem Tarif einrichtest, wird dieser Tarif von einem unbegrenzten (ohne Zeitbeschränkung) zu einem begrenzten Tarif.
Erfahre in diesem Guide mehr über folgende Punkte:
Wichtige Informationen
Zusammenfassung
Was sind Zeitpässe?
Zeitpässe sind quasi Tickets, die deinen Kunden Zugang zu deinem Space gewähren, ohne, dass im Voraus ein bestimmter Platz zu einem bestimmten Datum gebucht werden muss.
Wichtiger Hinweis:
Zeitpässe sind NICHT an Kalenderbuchungen gekoppelt. Wenn du im Voraus wissen möchtest, an welchen Tagen deine Kunden im Space arbeiten, bitte sie, deine Ressourcen zu buchen. Hierfür könntest du z.B. eine Ressource namens "Coworking" einrichten.
Wie richte ich Zeitpässe ein?
Um Zeitpässe zu aktivieren, erstelle entweder einen neuen Tarif (oder bearbeite einen bestehenden) und klicke auf die Registerkarte Zeitpässe » Zeitpässe hinzufügen. Du musst einen Namen, einen Preis für einen Einzelpass und die Zeitspanne(n), für die er gültig ist, eingeben. Optional kannst du angeben, wie viele Zeitpässse pro Monat, Woche oder Tag im Tarif gratis enthalten sein sollen und ob die von deinen Mitgliedern erworbenen Zeitpässe nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ablaufen.
Du kannst mehrere Arten von Zeitpässen hinzufügen, indem du erneut auf "Zeitpässe hinzufügen" klickst, um diesen Vorgang zu wiederholen.
Rabatte für Zeitpässe
Du kannst außerdem Rabatte für jede Art von Zeitpässen gewähren. Wenn ein Mitglied z. B. 10 Zeitpässe auf einmal kauft, kosten sie weniger als normalerweise. Du kannst mehrere Arten von Rabatten festlegen, z. B. 5 Pässe für 100€, 10 Pässe für 180€ usw.
Weitere Hinweise:
Im Tarif (pro Monat/Woche/Tag) enthaltende Zeitpässe werden NICHT akkumuliert. Jeder nicht genutzte Pass wird gelöscht und zu Beginn des neuen Monats (Woche/Tag) neu zugeteilt. Wenn du diese Einstellung deaktivieren möchtest, melde dich gerne bei uns!
Admins können kostenlos Zeitpässe zuweisen, um einem Mitglied die Pässe zu geben, die es in dem Zeitraum vor der Verlängerung der Mitgliedschaft nicht genutzt hat. Auf diese Weise zugewiesene Pässe verfallen NICHT.
Zeitpässe eignen sich vor allem für Coworking Spaces, die ihren Mitgliedern flexible Tickets - ohne konkrete Platzuweisung oder im Voraus gebuchte Tage -anbieten möchten.
Wie lange ist ein Zeitpass gültig?
Wenn du deine Zeitpässe einrichtest, musst du dort auch den Gültigkeits-Zeitraum angeben.
Die einfachste Form ist ein Zeitpass mit einer bestimmten Dauer (z. B. 1 Stunde). Dieser Zeitpass ist ab dem Zeitpunkt des Eincheckens eine Stunde lang gültig. Wenn dein Mitglied also um 11:35 Uhr eincheckt, ist der Pass bis 12:35 Uhr gültig.
Alternativ kannst du auch eine feste Zeitspanne angeben (z. B. 8-12 Uhr). Das bedeutet, dass der Zeitpass nur bis 12:00 Uhr gültig ist, unabhängig davon, wann ein Mitglied zwischen 08:00 und 12:00 Uhr eincheckt. Außerhalb dieses Zeitrahmens kann das Mitglied nicht einchecken.
Du kannst auch mehrere Zeitspannen eingeben, z. B. 8-12 und 14-18 (Cobot versteht sowohl AM/PM-Zeiteinstellungen als auch die 24-Stunden-Uhr). Das bedeutet, dass das Mitglied diesen Zeitabschnitt entweder zwischen 08:00 und 12:00 Uhr oder zwischen 14:00 und 18:00 Uhr (oder 14-18 Uhr) nutzen kann. Wenn jemand morgens eincheckt und am Nachmittag wieder einchecken möchte, werden zwei Zeitpässe verwendet.
Bei der Einrichtung von Tarifen kannst du im Tab "Zeitpässe" außerdem ein Ablaufdatum für Zeitpässe angeben. Wenn du z. B. 30 Tage einstellst, laufen die Zeitpässe 30 Tage nach dem Kaufdatum ab. Wenn du das Feld leer lässt, laufen die Zeitpässe nicht ab.
Wie checke ich meine Mitglieder ein?
Damit deinen Mitgliedern ein Zeitpass abgezogen wird, sobald sie deinen Space betreten, musst du sie einchecken.
Hierfür gibt es verschieden Möglichkeiten:
Mitglieder checken sich selbst in ihrem Profil ein
Admins (z.B. an der Rezeption) checken Mitglieder ein
WLAN-Integration
Zutrittskontrollsysteme
Hinweis:
Nicht alle Zutrittskontrollsysteme checken die Mitglieder automatisch in Cobot ein, sobald sie die Tür öffnen. Schaue dir diesen Guide für mehr Infos an.
In diesem Guide erfährst du alle Details zu den verschiedenen Check-In Methoden
Wie erhalten meine Mitglieder (weitere) Zeitpässe?
Wenn Mitglieder sich auf Tarifen mit Zeitpässen befinden, können sie sich ohne Zeitpass nicht einchecken. Deshalb ist es wichtig, dass sie stets über genügend Pässe verfügen, wenn sie in deinem Space arbeiten möchten. Erfahre im Folgenden, wie sie weitere Pässe erhalten:
Mitglieder kaufen Zeitpässe in ihrem Profil
Wenn sich ein Mitglied, das einen Tarif mit Zeitpässen verwendet, bei Cobot anmeldet, sieht es einen Abschnitt namens Zeitpässe, der die Anzahl der verbleibenden Zeitpässe anzeigt, die Möglichkeit des Eincheckens oder Kauf weiterer Pässe bietet:
Wann werden diese Zeitpässe berechnet?
Standardmäßig werden alle gekauften Zeitpässe gesammelt und mit der nächsten Rechnung bezahlt.
Wenn du jedoch möchtest, dass deine Mitglieder bereits beim KAUF der Zeitpässe direkt bezahlen, musst du hierfür die Funktion "Sofort-Bezahlung für Zeitpässe" unter Anpassen » Funktionen » Zahlungen aktivieren:
Wichtiger Hinweis:
Um die Funktion "Sofort-Bezahlung für Zeitpässe" nutzen zu können, müssen deine Mitglieder eine automatische Zahlungsmethode (wie z.B. Paypal, Kreditkarte oder Lastschriftverfahren) nutzen.
Wenn das Mitglied über die Schaltfläche "Einchecken" eincheckt, wird automatisch ein Zeitpass verwendet. Wenn keine Zeitpässe mehr vorhanden sind, kann das Mitglied nicht mehr einchecken und wird aufgefordert, weitere Pässe zu kaufen.
2. Admins teilen Zeitpässe manuell zu
Darüber hinaus kannst du als Admin deinen Mitgliedern Zeitpässe manuell zuweisen. Gehe dazu in das Mitgliedsprofil, klicke auf die drei Punkte bei "Zeitpässe", um das Menü zu öffnen, und klicke anschließend auf "Zeitpässe zuteilen".
Es gibt drei Optionen, zugeteilte Zeitpässe zu berechnen
Berechnen = Die Gebühr wird auf die nächste Rechnung hinzugefügt
Nicht berechnen = Die Zeitpässe werden auf keiner Rechnung erscheinen
"Bereits bezahlt" = Die Zeitpässe werden als "bereits bezahlt" auf der nächsten Rechnung erscheinen.
Zeitpässe und Zeitpasskäufe als Admin löschen
Du kannst Zeitpässe aus dem Konto eines Mitglieds löschen und den Kauf von Zeitpässen von der nächsten Rechnung des Mitglieds streichen.
Um Zeitpässe zu löschen, gehe zum Mitgliederprofil, klicke auf die drei Punkte neben Zeitpässe, um das Menü zu öffnen, und klicke dann auf Zeitpässe löschen. Gib die Anzahl der Zeitpässe ein, die du löschen möchtest, und klicke anschließend auf "Zeitpässe löschen". Wenn du einen Zeitpass löschst, weil du nicht möchtest, dass er dem Mitglied in Rechnung gestellt wird, musst du zusätzlich den Zeitpasskauf löschen.
Um Zeitpass-Käufe aus einer kommenden Rechnung zu entfernen, klicke auf die drei Punkte neben "Zeitpässe" und dann auf "Letzte Einkäufe". Klicke auf "Entfernen" neben dem Zeitpasskauf, den du von der nächsten Rechnung löschen möchtest. Sobald Sie einen Zeitpasskauf löschst, werden auch die Zeitpässe aus dem Konto des Mitglieds entfernt.
WICHTIGE INFORMATIONEN
Anteilige Zeitpässe
Zeitpässe werden anteilig berechnet, wenn das Mitglied in der Mitte des Abrechnungszyklus in einen Tarif eintritt. Für die Zeitpässe gilt die gleiche Logik wie für die Tarifgebühr.
Das bedeutet, wenn 1/3 des Monats bereits verstrichen ist, zahlen deine Mitglieder 2/3 der Monatsgebühr auf ihrer anteiligen Rechnung und erhalten 2/3 der Zeitpässe von Cobot zugewiesen.
Wenn du möchtest, dass dein Mitglied Zugang zu allen seinen Zeitpässen hat, unabhängig davon, wann er oder sie beginnt, kannst du manuell Pässe zu seinem bzw. ihren Konto hinzufügen, indem du im Mitgliederprofil " Zeitpässe " Zeitpässe zuweisen gehst. Vergewissere dich, dass du sie als "Nicht verrechnen" markierest, damit sie nicht zur nächsten Rechnung hinzugefügt werden.
Reihenfolge, in der die Zeitpässe genutzt werden
Wenn Mitglieder über mehrere Zeitpässe verfügen und sich manuell selbst einchecken, können sie auswählen, mit welchem Pass sie sich einchecken möchten.
Wenn sie automatisch über unsere WLAN-Integration eingecheckt werden, wird Cobot die preisgünstigste Option für sie ausarbeiten, je nachdem, wann sie einchecken. Wenn jedoch z.B. Tagestickets in einem Tarif enthalten sind, werden diese zuerst verwendet, auch wenn das Mitglied zusätzlich über Halbtagestickets verfügt.
Es gilt folgende Reihenfolge:
Zuerst kostenlose im Tarif enthaltene Pässe (falls vorhanden)
Dann preisgünstigste Option
Anschließend nach Dauer
Zuletzt nach Ablaufdatum
Zusammenfassung:
Zeitpässe sind NICHT an Kalenderbuchungen oder feste Daten gekoppelt.
Zeitpässe sind eher als "genereller" Eintritt für deinen Space zu sehen.
Zeitpässe eignen sich für Mitglieder, die für ihre Mitgliedschaftsgebühr eine bestimmte Anzahl an Tagen in deinem Space arbeiten dürfen (z.B. 20 Tage pro Monat).
Zeitpässe werden berechnet, wenn eine Mitgliedschaft aktiv wird. Wenn sich also ein Mitglied mit einem Startdatum in 2 Tagen anmeldet, werden die Pässe in 2 Tagen gekauft.
Bei automatischem Check-In wird immer die preisgünstigste Option für dein Mitglied gewählt.
Nächster Schritt
Lass uns deine wiederkehrenden monatlichen Extras einrichten.