Dieser Guide hilft dir dabei, die Tarife für deine Mitglieder einzurichten. Folgende Punkte werden behandelt:
Um Mitglieder zu deinem Cobot Space hinzufügen zu können, musst du zuvor mindestens einen Tarif einrichten. Ein Tarif beschreibt diejenige Gebühr, die von deinen Mitgliedern erhoben wird, und wie oft sie deinen Space für diese Gebühr nutzen können.
Wenn sich neue Mitglieder anmelden, wird ihnen eine Liste der verfügbaren Tarife auf deiner Cobot-Signup-Seite angezeigt. Das Mitglied kann aus dieser Liste denjenigen auswählen, der seinen bzw. ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Um einen Tarif hinzuzufügen, klicke auf Einrichten » Tarife:
Nachdem du Tarif hinzufügen geklickt hast, gelangst du zu den Grundeinstellungen deines neuen Tarifes. Dies ist die erste Registerkarte einer Reihe von Einstellungen, mit denen du deinen Tarif vollständig anpassen kannst. Unter den Grundeinstellungen kannst du deinem Tarif einen Namen, Preis pro Abrechnungszeitraum (monatlich, vierteljährlich usw.) und weitere Einstellungen hinzufügen:
Wichtige Dinge, die es zu beachten gilt:
Du kannst die Geschäftsbedingungen und Konditionen eingeben, die neue Coworker*innen bei der Anmeldung akzeptieren müssen. Du kannst in den Grundeinstellungen für jeden Tarif eigene AGBs hinzufügen oder unter Einrichten » Basis » Geschäftsbedingungen und Konditionen allgemeine AGBs für alle Mitglieder hinzufügen.
Wenn du das Kästchen bei "ausgeblendeter Tarif" aktivierst, wird der Tarif nicht öffentlich sichtbar sein. Stattdessen wird auf der Tarifseite ein Link angezeigt, den du an Kunden senden kannst, damit diese sich für diesen bestimmten Tarif anmelden können.
Stelle sicher, dass du generische Namen für deine Tarife verwendest, wie z. B. "Vollzeit-Mitgliedschaft" oder "Tagesticket-Tarif", da diese Namen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für Suchmaschinen sichtbar sind.
Du kannst wählen, ob Mitglieder, die sich für diesen Tarif anmelden, ihre Mitgliedschaft von einem Administrator bestätigen lassen müssen oder nicht, indem du die Einstellung 'Neue Mitglieder müssen bestätigt werden' anpasst. Nach der Aktivierung hat dein Mitglied erst dann Zugang zum Mitgliederportal, wenn du es bestätigst.
Rechnungsstellung und Kündigungsfrist
Derzeit arbeiten alle von Cobot unterstützten Tarife mit einer rollierenden Start-/Endzeit, abhängig davon, was du als Abrechnungszeitraum auswählst (monatlich, vierteljährlich, etc.). Wenn dein Abrechnungszeitraum beispielsweise auf einen Monat eingestellt ist und ein Mitglied sich am 18. März für deinen Space anmeldet, wird er die monatliche Gebühr bezahlen, die ihn berechtigt, bis zum 17. April in deinem Space zu arbeiten. Die Mitgliedschaft wird automatisch auf monatlicher Basis verlängert, bis sie gekündigt wird.
Wenn du eine Kündigungsfrist eingibst, können Coworker*innen ihre Mitgliedschaft nur in dem von dir angegebenen Zeitrahmen kündigen.
Wenn sich zum Beispiel ein Mitglied am 16. Mai anmeldet und einen Tarif mit einer 14-tägigen Kündigungsfrist wählt, muss das Mitglied bis zum 2. Juni kündigen, um deinen Space am 16. Juni verlassen zu können. Danach wäre das nächste mögliche Kündigungsdatum der 2. Juli.
Weitere Beispiele:
Ein Mitglied erhält die monatlichen Rechnungen für die Mitgliedschaftsgebühr immer am 01. jeden Monats. Das Mitglied befindet sich auf einem Tarif mit 30-tägiger Kündigungsfrist und kündigt am 13. September. Die Mitgliedschaft wird somit erst zum 01. November gekündigt.
Ein anderes Mitglied befindet sich auf einem Tarif mit 15-tägiger Kündigungsfrist und kündigt ebenfalls am 13. September die Mitgliedschaft. Diese Mitgliedschaft endet bereits am 01. Oktober.
Zusätzlich zu den Grundeinstellungen sind oben auf der Seite vier weitere Registerkarten zu sehen: Zeitpässe, Monatliche Extras, Nachrichten, Buchungen und Anmeldegebühr. Jeder dieser Tabs ermöglicht es dir, weitere Einstellungen zu deinem Tarif hinzuzufügen.
Zeitpässe
In diesem Bereich kannst du Tarife für die Mitglieder erstellen, die nicht Vollzeit in deinem Space arbeiten oder nur für die Zeit bezahlen möchten, die sie in deinem Space verbringen (z. B. Drop-Ins oder Nicht-Mitglieder). Diese Tarife werden unter Zeitpässe näher beschrieben.
Monatliche Extras
Monatliche Extras sind Gegenstände oder Dienstleistungen, die deine Coworker zusätzlich zu ihrem Tarif buchen können, z. B. ein Schlüssel zum Space, ein Postservice oder ein Schließfach. Wenn du hier ein Monatliches Extra hinzufügst, erscheint auf dem Anmeldeformular des Coworkers ein Kontrollkästchen, in dem eine beliebige Anzahl Monatlicher Extras ausgewählt werden kann. Monatliche Extras werden zusammen mit der Gebühr für den Tarif abgerechnet und erscheinen auf der Rechnung als eigener Posten.
Buchungen
Du kannst mehrere Parameter einrichten, welche sich auf die Buchungen deiner Mitglieder auswirken:
1. Tarifspezifischer Buchungszugriff
Wenn du möchtest, dass die Mitglieder deines Tarifs nur berechtigt sind von dir freigegebene Ressourcen zu buchen, aktiviere den Haken bei "Limit access to selected resources". Im Dropdown-Menü erscheinen anschließend alle verfügbaren Ressourcen, von denen du auswählen kannst, welche für Mitglieder in deinem angelegten Tarif buchbar sein sollen. Die deaktivierten Ressourcen sind für Mitglieder in ihrem Buchungsportal unsichtbar.
Ein Beispiel: Mitglieder mit einem Vollzeit Tarif können alle Meetingräume und Eventräume buchen, aber Drop-in Mitglieder können nur Day Pass buchen.
Wenn du ein spezifisches Mitglied für eine Ressource blockieren willst, anstatt alle Mitglieder des Tarif, finde hier heraus, wie sich das am besten umsetzen lässt.
! Wichtig ! Die Beschränkungen der Buchungsrechte bleiben bestehen, auch wenn ein Mitglied in einen Tarif wechselt, in dem andere Buchungsrechte ausgewählt sind. Wenn Julie beispielsweise in ihrem aktuellen Tarif den Meetingraum nicht buchen durfte, nun aber zu einem Tarif gewechselt ist, in welchem der Meetingraum buchbar ist, wird sie immer noch keine Berechtigung haben diesen zu buchen. Ein Admin muss ihr die Berechtigung manuell im Mitgliederprofil erteilen.
Mitgliederspezifische Buchungsrechte
Du kannst den Zugriff auf einzelne Ressourcen für Mitglieder in deren Mitgliedsprofilen einschränken. Das macht dann Sinn, wenn du Geräte hast, die nur bestimmte Mitglieder nutzen dürfen, oder Besprechungsräume, die nur für Premium-Mitglieder gedacht sind.
Um das einzurichten, gehen zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Mitgliedsnamen » Buchungen » Ressourcenzugriff verwalten und aktiviere „Mitglied hat nur Zugriff auf ausgewählte Ressourcen“.
Deaktiviere dort alle Ressourcen, in denen du NICHT möchten, dass dein Mitglied Buchungen erstellen kann. Diese werden dann bei den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Du, als Admin kannst diese Einschränkungen jederzeit umgehen und Buchungen für alle Mitglieder im Admin-Portal unter Buchungen » Buchungskalender erstellen. Die Buchung wird im Kalender und im Buchungsverlauf des Mitglieds angezeigt und ggf. in Rechnung gestellt.
2. Buchungsguthaben
Dieser Abschnitt ermöglicht es dir, Buchungsguthaben einzurichten, und deinen Mitgliedern so ein gewisses Kontingent an kostenlosen Freistunden, und/oder einen individuellen Preis pro Stunde für Ressourcenbuchungen anzubieten.
Wenn du den Buchungskalender nutzt, und deinen Mitgliedern Buchungen deiner Ressourcen in Rechnung stellst, kannst du in diesem Bereich eine bestimmte Anzahl von kostenlosen Stunden - also Buchungsguthaben innerhalb eines Tarifes - einrichten. Zum Beispiel könnte ein Vollzeitmitglied 10 kostenlose Stunden für die Nutzung des Meetingraumes erhalten. Nachdem diese 10 Stunden aufgebraucht sind, kannst du entscheiden, ob du einen ermäßigten Preis für Mitglieder auf diesem Tarif anbietest oder den Preis/Stunde leer lässt, damit die regulären Gebühren gelten (wie in den Ressourceneinstellungen angegeben).
Du kannst auch einen monetären Betrag hinzufügen, den die Mitglieder auf eine oder mehrere Ressourcen anwenden können. Erfahre in diesem Guide mehr über die Nutzung von Buchungsguthaben.
Nachrichten
In diesem Bereich kannst du drei verschiedene Arten von Nachrichten hinzufügen: eine Willkommensnachricht, eine Willkommensnachricht für unbestätigte Mitglieder und eine Anmeldenachricht.
Die Willkommensnachricht wird neuen Mitgliedern in ihrem Mitgliederportal angezeigt, nachdem sie sich angemeldet haben. Dies ist ein guter Ort, um deinem Mitglied "Hallo" zu sagen und ihm einige Anweisungen zur Nutzung deines Spaces oder Kontaktdetails zu geben. Diese Nachricht wird jedes Mal oben auf der Seite angezeigt, wenn sich das Mitglied im Mitgliederportal anmeldet:
Die Willkommensnachricht für unbestätigte Mitglieder wird neuen Mitgliedern in ihrem Mitgliederportal angezeigt, nachdem sie sich angemeldet haben und nur dann, wenn du in den Einstellungen ihres Tarifes 'Neue Mitglieder müssen bestätigt werden' aktiviert hast. Dies bleibt so lange bestehen, bis du auf 'Bestätigen' für ihre Mitgliedschaft klickst:
Die Anmeldenachricht wird unten links im Feld der Tarifbeschreibung auf dem Anmeldeformular angezeigt. Dies ist ein guter Ort für zusätzliche Informationen, um die nächsten Schritte im Anmeldeprozess zu erklären:
Anmeldegebühr
Hier kannst du eine einmalige Gebühr hinzufügen, z. B. eine Kaution, eine Anmeldegebühr oder eine Verwaltungsgebühr. Diese Gebühr wird nur auf die erste Rechnung des Mitglieds angewendet, wenn es sich zum ersten Mal registriert. Sie fällt nicht an, wenn das Mitglied den Tarif wechselt.
WICHTIGER HINWEIS: Du kannst einen Tarif jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt ändern, indem du unter Einrichten » Tarife auf 'bearbeiten' klickst. Alle Änderungen, die du auf diese Weise am Master-Tarif vornimmst, wirken sich nur auf NEUE Mitglieder aus, die sich ab diesem Zeitpunkt anmelden. Für Mitglieder, die sich bereits auf diesem Tarif befinden, werden die Änderungen nicht automatisch übernommen.
Wenn du möchtest, dass Änderungen an einem Master-Tarif für bestehende Mitglieder übernommen werden, musst du ein Batch-Update durchführen.
Nächster Schritt
Jetzt, wo du deine Tarife eingerichtet hast, kannst du mit dem Hinzufügen von Mitgliedern beginnen, oder mehr über benutzerdefinierte Tarife erfahren.