Ingebouwde compliance

Eenvoudig aan wet- en regelgeving voldoen

Bij het runnen van een coworking space is het naleven van regelgeving onmisbaar, vooral als het om belastingen, facturatie en boekhouding gaat. De functies van Cobot helpen je om je aan lokale wetten en regels te houden, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je community.

Cobot proberen
Illustratie met drie iconen over compliance en toegankelijkheid.

Ervaring en continue verbetering

Onze AVG-compliance voor coworking is in de loop der jaren getest, beoordeeld en verbeterd samen met klanten uit de hele wereld. Door doorlopende updates en functies op basis van feedback uit de branche heb je altijd de juiste tools om aan de regels te blijven voldoen.

Cobot proberen
Illustratie met drie iconen over compliance en toegankelijkheid.

Compliance op maat voor jouw space

  • Ondersteuning voor meerdere belastingen en belastingtarieven.
  • Integratie met standaarden voor e-facturatie, waaronder ZUGFeRD (Duitsland), KSeF (Polen), VERIFACTU (Spanje), Swiss QR Bill (Zwitserland) en Factur-X (Frankrijk).
  • Foutloze factuurregels met leveringsperiodes en belastingen.
  • Bewaar facturen in een onveranderbaar formaat om aan strenge documentatie-eisen te voldoen.
  • Afronding van kleine eenheden voor valuta’s als JPY of CHF.
  • DATEV-integratie voor Duitse coworking spaces om de boekhouding te vereenvoudigen.
  • Exporteer gegevens eenvoudig via de CSV-standaard voor gebruik in Xero Accounting Software en andere tools.
  • Toon netto- of brutoprijzen op je website, afhankelijk van de regionale eisen.
  • Laat juridische informatie zoals je privacyverklaring of algemene voorwaarden zien waar dat nodig is.
  • Lees hier meer over hoe Cobot je helpt om aan de regels te voldoen.

Vragen over compliance

Kan ik de persoonsgegevens van een lid op verzoek verwijderen?
Ja. Je kunt alle gegevens van een individueel lid uit je Cobot-account verwijderen, waarmee je voldoet aan het recht op vergetelheid uit de AVG.

Hoe bevestigen leden hun toestemming voor het verwerken van hun persoonsgegevens?
Leden kunnen bevestigen hoe en met welk doel hun persoonsgegevens worden verwerkt. Cobot ondersteunt daarnaast double opt-in voor aanmeldingen op de nieuwsbrief.

Wanneer gaan wijzigingen in belastingtarieven in?
Wijzigingen in belastingtarieven gelden alleen voor nieuwe facturen die na de wijziging worden aangemaakt. Facturen die al zijn verstuurd, veranderen niet.

Ondersteunt Cobot meerdere valuta’s?
Ja. Meerdere valuta’s worden ondersteund, maar je moet contact opnemen met onze support om dit voor jouw space te activeren.

Welke informatie staat op elke factuurregel?
Elke factuurregel bevat de leveringsperiode en de belastingen die van toepassing zijn, zodat je boekhouding over alle details beschikt.

Wie is onder de AVG verantwoordelijk voor de gegevens van leden?
Beheerders van spaces zijn de verwerkingsverantwoordelijken en Cobot is de verwerker. Cobot stelt online een verwerkersovereenkomst beschikbaar die deze relatie regelt.