Kantoorverhuur voor coworking spaces

Houd je kantoorbezetting bij zonder spreadsheets

Verhuur je kantoren in je coworking space? Het kantoorbeheer van Cobot vervangt de spreadsheets waarmee je langdurige kantoorverhuur bijhoudt. Je krijgt een realtime dashboard van je kantoorbezetting, automatiseert de huur en brengt al je contracten samen op één plek, zodat je altijd weet wat vrij is en wat bezet.

Kantoorbeheer gratis uitproberen
De kantoorbeheerfunctie van Cobot.
De kantorenfunctie van Cobot, tijdlijnweergave.

Al je kantoren, één dashboard

Zie in één oogopslag welke kantoren bezet zijn, door wie en tot wanneer. De Agenda van Cobot geeft je een tabelweergave en een tijdlijnweergave van elke verhuur, plus een dashboardwidget. Zo plan je vooruit, zie je meteen wat vrijkomt en verhuur je je vrije kantoren met vertrouwen.

Kantoorbeheer gratis uitproberen
De kantoorbeheerfunctie van Cobot.

Kantoorverhuur beheren en factureren

  • Markeer kantoren als toewijsbaar, zodat leden ze niet per uur kunnen reserveren. Alleen jij wijst ze toe, aan een lid of een team, met een vaste begin- en einddatum.
  • Pas de prijs per verhuur aan als een deal eigen voorwaarden nodig heeft. Elke toewijzing kan een eigen prijs en eigen voorwaarden hebben, los van je standaardprijzen.
  • Automatische facturatie zet elke actieve toewijzing op de terugkerende factuur van het lid of het team, zonder dat je elke maand regels toevoegt.
  • Wijs meerdere kantoren tegelijk toe aan hetzelfde lid of team, zodat een groeiend bedrijf al zijn huurcontracten onder één account houdt.
  • Pas een verhuur aan zonder opnieuw te beginnen. Wijzig de data of voorwaarden van een bestaande toewijzing, of verwijder er een om het kantoor direct vrij te geven voor de volgende huurder.
  • Houd bezetting en omzet bij in het gedeelte Statistieken, met bezettingsgraden, totale omzet en de resultaten van elk kantoor.

Veelgestelde vragen over kantoorverhuur

Welke soorten resources kun je toewijsbaar maken?
Elk type resource in Cobot kun je als toewijsbaar markeren, waaronder ruimtes, bureaus en eigen ruimtetypes.

Komt een kantoorverhuur automatisch op de factuur van het lid?
Ja. Zodra je een toewijzing aan een lid of team koppelt, verschijnt die op hun terugkerende factuur, zonder handmatige invoer.

Waarom staan er op de factuur van een lid twee aparte factuurperiodes voor de verhuur?
Dat gebeurt als de begindatum van de toewijzing niet gelijk is aan de verlengingsdatum van het lidmaatschap. Laat de begindatum samenvallen met de verlengingsdatum, dan factureer je alles in één periode. Bij afwijkende data ontstaan aparte periodes op dezelfde factuur.

Wat gebeurt er met een kantoor als ik de toewijzing verwijder?
De resource komt direct vrij en staat in het Allocations-dashboard als vrij, klaar om aan iemand anders toe te wijzen.

Kan ik de data of de prijs van een verhuur wijzigen nadat die is begonnen?
Ja. Bewerk de toewijzing om de data of de voorwaarden direct aan te passen. Je hoeft die niet te verwijderen en opnieuw aan te maken.

Hoe zie ik verhuur naast gewone uurreserveringen?
De tijdlijnweergave laat toewijzingen naast gewone reserveringen zien. Je kunt filteren op gebruikstype, capaciteit of tags om te vinden wat je zoekt.