Este artículo es la traducción al español de nuestra guía original en inglés sobre los requisitos legales para ofrecer oficinas virtuales en espacios de coworking (Original:”Legal Requirements for Offering Virtual Offices in Coworking Spaces”) que abarca siete países. 🇩🇪🇫🇷🇨🇦🇬🇧🇺🇸🇪🇸🇨🇭
Las oficinas virtuales combinan flexibilidad, profesionalismo y accesibilidad, sin los costes de un alquiler tradicional. Para los operadores de coworking, representan una forma escalable e inteligente de ampliar su alcance y maximizar el uso de sus instalaciones. No obstante, como todo servicio profesional, implican ciertas obligaciones legales.
Antes de comenzar a usar tu dirección como domicilio social para empresas o gestionar el correo de tus miembros, es fundamental que conozcas la normativa vigente.
🇪🇸 España
Registro mercantil y uso legal
Es obligatorio contar con un contrato y una confirmación de la presencia comercial. Además, deberás notificar la actividad al Registro Mercantil.
Gestión del correo y señalización
No se exige documentación específica para la recepción de correo de clientes con oficina virtual. Si decides ofrecer reenvío postal, deberás registrarte como reenviador de correo y cumplir con la Ley Postal (Ley 43/2010).
Conoce a tu cliente (KYC) y lucha contra el blanqueo de capitales (AML)
Es necesario realizar una verificación de antecedentes conforme a la normativa KYC. El operador debe conservar esta información y notificarla a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) en cumplimiento de la Ley 10/2010.
Condiciones del servicio
Define claramente qué incluye tu paquete de oficina virtual (uso de la dirección, gestión del correo, créditos para salas de reuniones, etc.), cuánto tiempo conservarás el correo, tus políticas de cancelación y renovación, y las responsabilidades de ambas partes (como la recogida de documentos legales).
Protección de datos y ciberseguridad
Asegúrate de recopilar únicamente la información necesaria, almacenar los datos de forma segura según el RGPD y utilizar herramientas seguras para gestionar identidades, datos y comunicaciones de los usuarios.
Notificaciones y registros locales
Recuerda informar al Registro Mercantil sobre la prestación de este servicio.
¿Por qué es importante?
Ofrecer servicios de oficina virtual puede aportar ingresos recurrentes y ampliar tu comunidad más allá del espacio físico. Pero también implica responsabilidades, desde la protección de datos hasta el cumplimiento legal en materia de blanqueo de capitales.
Hacerlo bien protege tu negocio, profesionaliza tu servicio y genera confianza a largo plazo.
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📄 Consulta también nuestro artículo Legal Requirements to Open a Coworking Space (+1-Page Checklist) (en inglés)
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FAQ on Legal Requirements for Virtual Offices
What is a virtual office in coworking?
A virtual office provides businesses with a professional address, mail handling, and sometimes meeting room access without a full-time lease. For coworking operators, it’s a flexible service that uses existing infrastructure to reach new members.
Are virtual offices legally regulated?
Yes. Most countries require virtual office providers to comply with local laws covering business registration, contracts, data protection, and mail handling. Regulations differ by country, so it’s essential to check local rules before offering services.
Do I need a contract to offer virtual office services?
In many countries, a written contract is required. Examples include a Domizil Vereinbarung in Switzerland, a Contrat de domiciliation in France, and standard service agreements in Germany and Spain. Contracts typically define address use, mail handling, and cancellation terms.
What rules apply to mail handling?
Most countries require mail to be securely stored and only accessed with client authorization. In the US, a notarized USPS Form 1583 is mandatory. In France, mail handling must be recorded, and in Switzerland, opening mail without written consent is prohibited.
Are background checks or KYC required?
Yes, in many jurisdictions. Germany, France, Spain, and the UK require KYC and anti-money laundering compliance. In Canada and the US, it’s not always legally required unless financial services are offered, but due diligence is recommended.
What about data privacy and cybersecurity?
Virtual office providers must comply with local data privacy laws such as GDPR (EU), FADP (Switzerland), UK GDPR/DPA, PIPEDA (Canada), or CCPA (California). Only necessary client information should be collected, and records must be stored securely.
Why does compliance matter for coworking spaces?
Offering virtual office services creates new revenue and expands your community, but it comes with legal responsibilities. Getting compliance right protects your space, ensures professionalism, and builds trust with members.