Gestion des locations de bureaux pour les espaces de coworking

Fini les tableurs pour suivre l'occupation de vos bureaux

Vous louez des bureaux dans votre espace de coworking ? Le logiciel de gestion de bureaux de Cobot remplace les tableurs pour gérer les locations de longue durée. Accédez à un tableau de bord d'occupation en temps réel, automatisez la facturation de vos bureaux et regroupez tous vos contrats au même endroit, pour savoir à tout moment ce qui est disponible et ce qui est occupé.

Essayer la gestion de bureaux gratuitement
La fonctionnalité de gestion des bureaux de Cobot.
La fonctionnalité de gestion des bureaux de Cobot, vue chronologique.

Tous vos bureaux, un seul tableau de bord

Voyez d'un coup d'oeil quels bureaux sont occupés, par qui et jusqu'à quand. En tant que plateforme de gestion d'espace, le Calendrier de Cobot vous donne une vue en tableau et une vue chronologique de chaque allocation, ainsi qu'un widget dans le tableau de bord pour anticiper, repérer les disponibilités et vendre vos bureaux libres en toute confiance.

Essayer la gestion de bureaux gratuitement
La fonctionnalité de gestion des bureaux de Cobot.

Location de bureaux et facturation

  • Marquez les bureaux comme allouables pour que les membres ne puissent pas les réserver à l'heure. Seul vous les attribuez, à un membre ou à une équipe, avec des dates de début et de fin définies.
  • Modifiez le tarif par location quand un accord nécessite des conditions particulières. Chaque allocation peut avoir son propre prix et ses propres conditions, indépendamment de vos paramètres par défaut.
  • La facturation automatique intègre chaque allocation active dans la facture récurrente du membre ou de l'équipe, sans ligne à ajouter manuellement chaque mois.
  • Allouez plusieurs bureaux à la fois au même membre ou à la même équipe, pour qu'une entreprise en croissance regroupe toutes ses locations sous un seul compte.
  • Modifiez les locations sans tout recommencer. Ajustez les dates ou les conditions d'une allocation existante, et supprimez-en une pour libérer le bureau immédiatement pour le prochain locataire.
  • Suivez l'occupation et les revenus dans la section Analyse, avec les taux d'occupation, le chiffre d'affaires total et les performances de chaque bureau.

FAQ sur la gestion des locations de bureaux

Quels types de ressources peuvent être marqués comme allouables ?
Tout type de ressource dans Cobot peut être marqué comme allouable, y compris les salles, les bureaux individuels et les types d'espaces personnalisés.

Une location de bureau apparaît-elle automatiquement sur la facture du membre ?
Oui. Dès que vous attribuez une allocation à un membre ou à une équipe, elle apparaît sur leur facture récurrente sans aucune saisie manuelle.

Pourquoi la facture d'un membre affiche-t-elle deux périodes de facturation distinctes pour sa location ?
Cela se produit quand la date de début de l'allocation ne correspond pas à la date de renouvellement de l'abonnement. Alignez la date de début de l'allocation sur la date de renouvellement pour une facturation unifiée ; des dates décalées créent des périodes séparées sur la même facture.

Que se passe-t-il pour un bureau quand je supprime son allocation ?
La ressource est libérée immédiatement et apparaît comme Libre dans le tableau de bord des allocations, prête à être attribuée à quelqu'un d'autre.

Puis-je modifier les dates ou le prix d'une location après son démarrage ?
Oui. Modifiez l'allocation pour ajuster ses dates ou ses conditions directement. Vous n'avez pas besoin de la supprimer et d'en créer une nouvelle.

Comment voir les locations à côté des réservations horaires habituelles ?
La vue Chronologique affiche les allocations à côté des réservations habituelles. Vous pouvez filtrer par type d'utilisation, capacité ou étiquettes pour trouver ce dont vous avez besoin.