Rechtliche Anforderungen für das Anbieten von virtuellen Büros in Coworking Spaces
Dies ist eine übersetzte Version unseres englischen Artikels „Legal Requirements for Offering Virtual Offices in Coworking Spaces“, der sieben Länder umfasst. 🇩🇪🇫🇷🇨🇦🇬🇧🇺🇸🇪🇸🇨🇭
Virtuelle Büros bieten Flexibilität, Professionalität und Barrierefreiheit, ohne dass Kosten für eine Miete anfallen. Für Coworking Spaces ist das eine intelligente, skalierbare Möglichkeit, neue Zielgruppen zu erreichen und die bereits vorhandene Infrastruktur besser zu nutzen. Aber, wie bei jeder professionellen Dienstleistung, sind auch virtuelle Büros mit rechtlichen Verpflichtungen verbunden.
Bevor du deine Adresse für die Gewerbeanmeldung oder für die Abwicklung der Post deiner Mitglieder verwendest, solltest du dich über die gesetzlichen Bestimmungen informieren. Dieser Guide ersetzt keine rechtliche Beratung, gibt dir aber einen Überblick über die wichtigsten Vorschriften in:
(klicke hier auf das Land, das du auswählen möchtest 👇)
Rechtliche Anforderungen für das Anbieten von virtuellen Büros in Coworking Spaces
🇩🇪 Deutschland
Gewerbeanmeldung und rechtmäßige Nutzung
Damit der Standort des Coworking Spaces als Geschäftsadresse gemäß § 10 HGB und § 5 DDG genutzt werden zu können, muss es sich um reale Räumlichkeiten handeln (kein Problem für Coworking), der vom Unternehmen genutzt wird (Ein Coworking-Servicevertrag sollte ausreichen, gelegentliche Nutzung von Meetingräumen ist sogar noch besser) und über ein Firmenschild am Eingang/ Briefkasten verfügen.
Postbearbeitung und Ausschilderung
Die Post muss an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden, der nur autorisiertem Personal zugänglich ist, oder in separaten Fächern, die für Kunden zur Selbstbedienung zugänglich sind. Für das Empfangen von Post gibt es keine Dokumentationspflichten. Anbietern von virtuellen Büros wird empfohlen, das örtliche Gewerbeamt über die Bereitstellung von Postbearbeitungsdiensten zu informieren. Für die rechtssichere Nutzung muss eine zustellungsbevollmächtigte Person benannt werden. Dies ist erforderlich, wenn die Post direkt an einen Vertreter des Unternehmens übergeben werden muss (wichtig für rechtliche Angelegenheiten).
Kenne deine Kunden & Geldwäschebekämpfung
Gemäß § 2 (1) 13 d. GWG sind Überprüfungen und Aufzeichnungen von Kundendaten gemäß dem Geldwäschegesetz (GWG) erforderlich.
Geschäftsbedingungen
Beschreibe klar und deutlich, was im Paket für das virtuelle Büro enthalten ist (z.Bsp. Nutzung der Adresse, Postbearbeitung, Guthaben für Meetingräume), die Dauer der Postlagerung, Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen sowie die Verantwortlichkeiten beider Parteien (z.Bsp. Umgang mit rechtlichen Dokumenten, Regeln für die Abholung der Post).
Datenschutz und Cybersicherheit
Stelle sicher, dass die Vorschriften eingehalten werden, indem du nur die erforderlichen Kundendaten erfasst, Unterlagen gemäß der DSGVO sicher speicherst und geeignete Software zur Verwaltung von Kundendaten, IDs und Kommunikation verwendest.
🇨🇭 Schweiz
Gewerbeanmeldung und rechtmäßige Nutzung
Es ist eine ausdrückliche Vereinbarung (Domizilvereinbarung) erforderlich. Gegenüber dem Handelsregister muss bestätigt werden, dass eine Vereinbarung zwischen dem Space und dem Unternehmen besteht, das die Räumlichkeiten aktiv nutzt.
Postbearbeitung und Ausschilderung
Postsendungen sind in einem verschlossenen Raum aufzubewahren und dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung geöffnet werden, z.Bsp. zum Scannen (Art. 13 BV, Postgesetz). Das Öffnen der Post eines Kunden ohne vorherige schriftliche Zustimmung ist zum Schutz der Vertraulichkeit der Kundendaten untersagt. Es bestehen keine Dokumentationspflichten für den Empfang von Post.
Kenne deine Kunden & Geldwäschebekämpfung
Nicht erforderlich, sofern keine Treuhanddienstleistungen (z.Bsp. Unternehmungsgründung, Vermögensverwaltung) angeboten werden. Für geschäftliche Zwecke werden allgemeine Sorgfaltspflichten und eine Kundenidentifizierung empfohlen.
Geschäftsbedingungen
Beschreibe klar und deutlich, was im Paket für das virtuelle Büro enthalten ist. (z.Bsp. Adressnutzung, Postbearbeitung, Guthaben für Meetingräume), die Dauer der Postlagerung, Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen sowie die Verantwortlichkeit beider Parteien (z.Bsp. Umgang mit rechtlichen Dokumenten, Regeln für die Abholung der Post).
Datenschutz und Cybersicherheit
Stelle die Einhaltung der Vorschriften sicher, indem du nur die erforderlichen Kundendaten erfasst, die Unterlagen gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sicher aufbewahrst und eine geeignete Software zu Verwaltung von Kundendaten, IDs und Kommunikation verwendest.
Örtliche Anmeldung und Registrierungen
Bei der Bereitstellung von virtuellen Bürodienstleistungen ist eine Meldung bei den lokalen Behörden nicht zwingend erforderlich. (Überprüfe die lokalen Vorschriften).
Warum es wichtig ist
Virtuelle Bürodienstleistungen können eine stabile Einnahmequelle sein und können deine Coworking-Community über physische Schreibtische hinaus erweitern. Allerdings sind mit deinem Angebot auch rechtliche Verpflichtungen verbunden, von Datensicherheit bis zur Einhaltung der Geldwäschegesetze.
Wenn du alles richtig machst, schützt du dein Unternehmen, unterstützt deine Mitglieder professionell und baust langfristiges Vertrauen auf.
Cobot kann dir helfen
Möchtest du deine virtuellen Bürodienstleistungen professionell und effizient verwalten?
Die All-in-One-Coworking-Software von Cobot unterstützt die Rechnungsstellung, sichere Mitgliederdaten und die DSGVO-konforme Datenverarbeitung, sodass du flexible Dienstleistungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand anbieten kannst.
📞 Buche einen kostenlosen 15-Minuten-Anruf und finde heraus, wie wir dich unterstützen können.
📄 Ließ dir unseren Artikel über Legal Requirements to Open a Coworking Space (+1-Page Checklist) (auf Englisch) durch.
💻 Oder finde mehr heraus unter learn.cobot.me
FAQ on Legal Requirements for Virtual Offices
What is a virtual office in coworking?
A virtual office provides businesses with a professional address, mail handling, and sometimes meeting room access without a full-time lease. For coworking operators, it’s a flexible service that uses existing infrastructure to reach new members.
Are virtual offices legally regulated?
Yes. Most countries require virtual office providers to comply with local laws covering business registration, contracts, data protection, and mail handling. Regulations differ by country, so it’s essential to check local rules before offering services.
Do I need a contract to offer virtual office services?
In many countries, a written contract is required. Examples include a Domizil Vereinbarung in Switzerland, a Contrat de domiciliation in France, and standard service agreements in Germany and Spain. Contracts typically define address use, mail handling, and cancellation terms.
What rules apply to mail handling?
Most countries require mail to be securely stored and only accessed with client authorization. In the US, a notarized USPS Form 1583 is mandatory. In France, mail handling must be recorded, and in Switzerland, opening mail without written consent is prohibited.
Are background checks or KYC required?
Yes, in many jurisdictions. Germany, France, Spain, and the UK require KYC and anti-money laundering compliance. In Canada and the US, it’s not always legally required unless financial services are offered, but due diligence is recommended.
What about data privacy and cybersecurity?
Virtual office providers must comply with local data privacy laws such as GDPR (EU), FADP (Switzerland), UK GDPR/DPA, PIPEDA (Canada), or CCPA (California). Only necessary client information should be collected, and records must be stored securely.
Why does compliance matter for coworking spaces?
Offering virtual office services creates new revenue and expands your community, but it comes with legal responsibilities. Getting compliance right protects your space, ensures professionalism, and builds trust with members.