Rechtliche Anforderungen für das Anbieten von virtuellen Büros in Coworking Spaces
Dies ist eine übersetzte Version unseres englischen Artikels „Legal Requirements for Offering Virtual Offices in Coworking Spaces“, der sieben Länder umfasst. 🇩🇪🇫🇷🇨🇦🇬🇧🇺🇸🇪🇸🇨🇭
Virtuelle Büros bieten Flexibilität, Professionalität und Barrierefreiheit, ohne dass Kosten für eine Miete anfallen. Für Coworking Spaces ist das eine intelligente, skalierbare Möglichkeit, neue Zielgruppen zu erreichen und die bereits vorhandene Infrastruktur besser zu nutzen. Aber, wie bei jeder professionellen Dienstleistung, sind auch virtuelle Büros mit rechtlichen Verpflichtungen verbunden.
Bevor du deine Adresse für die Gewerbeanmeldung oder für die Abwicklung der Post deiner Mitglieder verwendest, solltest du dich über die gesetzlichen Bestimmungen informieren. Dieser Guide ersetzt keine rechtliche Beratung, gibt dir aber einen Überblick über die wichtigsten Vorschriften in:
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Rechtliche Anforderungen für das Anbieten von virtuellen Büros in Coworking Spaces
🇩🇪 Deutschland
Gewerbeanmeldung und rechtmäßige Nutzung: Damit der Standort des Coworking Spaces als Geschäftsadresse gemäß § 10 HGB und § 5 DDG genutzt werden zu können, muss es sich um reale Räumlichkeiten handeln (kein Problem für Coworking), der vom Unternehmen genutzt wird (Ein Coworking-Servicevertrag sollte ausreichen, gelegentliche Nutzung von Meetingräumen ist sogar noch besser) und über ein Firmenschild am Eingang/ Briefkasten verfügen.
Postbearbeitung und Ausschilderung: Die Post muss an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden, der nur autorisiertem Personal zugänglich ist, oder in separaten Fächern, die für Kunden zur Selbstbedienung zugänglich sind. Für das Empfangen von Post gibt es keine Dokumentationspflichten. Anbietern von virtuellen Büros wird empfohlen, das örtliche Gewerbeamt über die Bereitstellung von Postbearbeitungsdiensten zu informieren. Für die rechtssichere Nutzung muss eine zustellungsbevollmächtigte Person benannt werden. Dies ist erforderlich, wenn die Post direkt an einen Vertreter des Unternehmens übergeben werden muss (wichtig für rechtliche Angelegenheiten).
Kenne deine Kunden & Geldwäschebekämpfung: Gemäß § 2 (1) 13 d. GWG sind Überprüfungen und Aufzeichnungen von Kundendaten gemäß dem Geldwäschegesetz (GWG) erforderlich.
Geschäftsbedingungen: Beschreibe klar und deutlich, was im Paket für das virtuelle Büro enthalten ist (z.Bsp. Nutzung der Adresse, Postbearbeitung, Guthaben für Meetingräume), die Dauer der Postlagerung, Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen sowie die Verantwortlichkeiten beider Parteien (z.Bsp. Umgang mit rechtlichen Dokumenten, Regeln für die Abholung der Post).
Datenschutz und Cybersicherheit: Stelle sicher, dass die Vorschriften eingehalten werden, indem du nur die erforderlichen Kundendaten erfasst, Unterlagen gemäß der DSGVO sicher speicherst und geeignete Software zur Verwaltung von Kundendaten, IDs und Kommunikation verwendest.
🇨🇭 Schweiz
Gewerbeanmeldung und rechtmäßige Nutzung: Es ist eine ausdrückliche Vereinbarung (Domizilvereinbarung) erforderlich. Gegenüber dem Handelsregister muss bestätigt werden, dass eine Vereinbarung zwischen dem Space und dem Unternehmen besteht, das die Räumlichkeiten aktiv nutzt.
Postbearbeitung und Ausschilderung: Postsendungen sind in einem verschlossenen Raum aufzubewahren und dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung geöffnet werden, z.Bsp. zum Scannen (Art. 13 BV, Postgesetz). Das Öffnen der Post eines Kunden ohne vorherige schriftliche Zustimmung ist zum Schutz der Vertraulichkeit der Kundendaten untersagt. Es bestehen keine Dokumentationspflichten für den Empfang von Post.
Kenne deine Kunden & Geldwäschebekämpfung: Nicht erforderlich, sofern keine Treuhanddienstleistungen (z.Bsp. Unternehmungsgründung, Vermögensverwaltung) angeboten werden. Für geschäftliche Zwecke werden allgemeine Sorgfaltspflichten und eine Kundenidentifizierung empfohlen.
Geschäftsbedingungen: Beschreibe klar und deutlich, was im Paket für das virtuelle Büro enthalten ist. (z.Bsp. Adressnutzung, Postbearbeitung, Guthaben für Meetingräume), die Dauer der Postlagerung, Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen sowie die Verantwortlichkeit beider Parteien (z.Bsp. Umgang mit rechtlichen Dokumenten, Regeln für die Abholung der Post).
Datenschutz und Cybersicherheit: Stelle die Einhaltung der Vorschriften sicher, indem du nur die erforderlichen Kundendaten erfasst, die Unterlagen gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sicher aufbewahrst und eine geeignete Software zu Verwaltung von Kundendaten, IDs und Kommunikation verwendest.
Örtliche Anmeldung und Registrierungen: Bei der Bereitstellung von virtuellen Bürodienstleistungen ist eine Meldung bei den lokalen Behörden nicht zwingend erforderlich. (Überprüfe die lokalen Vorschriften).
Warum es wichtig ist
Virtuelle Bürodienstleistungen können eine stabile Einnahmequelle sein und können deine Coworking-Community über physische Schreibtische hinaus erweitern. Allerdings sind mit deinem Angebot auch rechtliche Verpflichtungen verbunden, von Datensicherheit bis zur Einhaltung der Geldwäschegesetze.
Wenn du alles richtig machst, schützt du dein Unternehmen, unterstützt deine Mitglieder professionell und baust langfristiges Vertrauen auf.
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