Besucher*innen- und Mitgliederverwaltung

Verwalte deine Besucher*innen und Mitglieder

Cobot vereinfacht die Mitgliederverwaltung im Coworking Space mit unkomplizierten Check-in-Prozessen. Behalte den Überblick, wer in deinem Space ist, versende automatische Rechnungen an Kund*innen und verwalte Zugangsberechtigungen an einem Ort.

Mitgliederverwaltung automatisieren
Illustration einer Farbpalette mit einer Mitgliederprofilseite mit Foto, Name und Beschreibung im Hintergrund. Das Bild zeigt Cobots White-Label-Funktionalität.

Über 250.000 Mitglieder werden mit Cobot verwaltet

Cobot hilft Coworking Spaces dabei, über 250.000 Mitglieder zu verwalten. Jedes Mitgliederprofil enthält Name, Firma, Adresse, aktuellen Plan, Preis, Zahlungsstatus und Geburtstag. Das Kontakte-Tool ist Cobots CRM für Coworking Spaces: Es erfasst externe Buchungen, Drop-in-Pässe und Veranstaltungsbesuche von Personen, die noch keine Mitglieder sind.

Mitgliederverwaltung automatisieren
Illustration einer Farbpalette mit einer Mitgliederprofilseite mit Foto, Name und Beschreibung im Hintergrund. Das Bild zeigt Cobots White-Label-Funktionalität.

Anmeldungen, Profile und Zugang von einer Liste aus verwalten

  • Lass Mitglieder sich über deine Space-Homepage anmelden oder füge sie manuell über das Admin-Dashboard hinzu.
  • Füge benutzerdefinierte Text- oder Dropdown-Felder zu Mitgliederprofilen hinzu, z. B. für Kennzeichen, Branche oder Allergien.
  • Filtere deine Mitgliederliste nach Status: Kürzlich aktiv, Aktuell, Gekündigt oder Unbestätigt.
  • Führe Massenaktionen für Mitglieder aus: Nachricht senden, Plan-Grundpreis aktualisieren, Ressourcenzugang ändern oder Pläne wechseln.
  • Erfasse Besucher*innen in Kontakten und wandle jeden Kontakt mit wenigen Klicks in ein vollständiges Mitglied um.
  • Erhalte E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Mitglieder sich anmelden, kündigen oder eine Zahlung verpassen, und sende automatische Erinnerungen für Buchungen und Veranstaltungen.

Fragen zu Besucher*innen- und Mitgliederverwaltung

Welche Mitgliederinformationen speichert Cobot?
Jedes Profil speichert E-Mail, Name, Firmenname und Adresse, Telefon ist optional. Mitglieder können ihrem Community-Profil ein Foto, eine Rolle, Pronomen, einen Gruß und Social-Links hinzufügen. Admins sehen in der Mitgliederliste Name, Foto, aktuellen Plan, Preis, Zahlungsstatus, Geburtstag, Standort und Organisation.

Können sich Mitglieder in Cobot selbst für einen Coworking Space anmelden?
Ja. Mitglieder können sich über deine Space-Homepage selbst registrieren. Du kannst pro Plan eine einmalige Anmeldegebühr festlegen und eine Admin-Bestätigung voraussetzen. Neue Anmeldungen erscheinen dann als Unbestätigt, bis du sie bestätigst.

Werden Besucherkontakte automatisch angelegt?
Ja. Cobot legt automatisch einen Kontaktdatensatz an, wenn jemand einen Drop-in-Pass kauft, eine externe Buchung vornimmt oder an einer öffentlichen Veranstaltung teilnimmt. Du kannst Kontakte auch manuell hinzufügen. Jeder Datensatz enthält Name, E-Mail, Firma, Adresse, Telefon sowie die Anzahl der Buchungen, Pässe und Veranstaltungen. Du kannst Kontakte mit Tags versehen, ihnen direkt aus der Kontaktliste eine E-Mail schicken und jeden Kontakt in ein vollständiges Mitglied umwandeln.

Kann ich benutzerdefinierte Felder zu Mitgliederprofilen hinzufügen?
Ja. Admins können benutzerdefinierte Text- oder Dropdown-Felder zu Mitgliederprofilen hinzufügen, z. B. für Kennzeichen, Branche oder Allergien. Diese Felder sind für den Admin-Bereich gedacht und erscheinen Mitgliedern bei der Anmeldung nicht. Alle Antworten auf benutzerdefinierte Felder sind im CSV-Export enthalten.

Welche Massenaktionen kann ich für die Mitgliederliste ausführen?
Du kannst mehrere Mitglieder auswählen und eine Nachricht senden, den Plan-Grundpreis aktualisieren, den Ressourcenzugang anpassen, Pläne wechseln oder Mitglieder mit Benutzerprofilen verknüpfen.

Wie verwaltet Cobot Mieter*innen gegenüber regulären Mitgliedschaften?
Beides läuft in Cobot über dieselben Mitgliederprofile und Pläne. Du weist einen Plan zu, legst Preis und eine einmalige Anmeldegebühr fest und steuerst den Ressourcenzugang je Mitglied. Personen ohne Plan, z. B. Drop-in-Besucher*innen und Veranstaltungsgäste, erfasst du stattdessen als Kontakte.

Kann ich bestehende Mitglieder in Cobot importieren?
Ja. Du kannst Mitglieder aus einer CSV- oder XLSX-Datei importieren. Wenn du von einer anderen Plattform wechselst, bietet Cobot einen Migrationsdienst an, der dir beim Einrichten hilft.

Kann ich Mitgliederdaten aus Cobot exportieren?
Ja. Du kannst deine Mitgliederliste als CSV exportieren. Der Export enthält Name, Firma, Adresse, E-Mail, Plan, Preis, Zahlungsart, Status und alle Antworten auf benutzerdefinierte Felder. Um alle Mitglieder zu erhalten, exportiere jede Statuskategorie, also Aktuell, Gekündigt und Unbestätigt, separat.