Exigences légales pour proposer des bureaux virtuels dans des espaces de coworking
Ceci est une version traduite de notre article en anglais “Legal Requirements for Offering Virtual Offices in Coworking Spaces”, qui couvre 7 pays 🇩🇪🇫🇷🇨🇦🇬🇧🇺🇸🇪🇸🇨🇭
Les bureaux virtuels offrent flexibilité, professionnalisme et accessibilité, sans les coûts d’un bail à temps plein. Pour les espaces de coworking, c’est une manière intelligente et évolutive d’atteindre de nouveaux publics et d’optimiser les infrastructures existantes. Mais comme tout service professionnel, les bureaux virtuels impliquent de véritables responsabilités légales.
Avant de commencer à promouvoir votre adresse pour les immatriculations d’entreprise ou à gérer le courrier des membres, il est essentiel de comprendre les exigences légales.
🇫🇷 France
Immatriculation d’entreprise et usage légal
Un contrat de domiciliation (minimum 3 mois) est requis. Votre espace doit être enregistré pour proposer des services de domiciliation. Le greffier du tribunal (registre du commerce) doit être informé en cas de résiliation du contrat ou si aucun retrait de courrier n’a lieu pendant plus de 3 mois (Code de commerce art. L123-11 s. et R123-166 s.).
Gestion du courrier et signalétique
Le contrat inclut une désignation pour la signification, permettant de recevoir tous les courriers au nom du client. Vous devez enregistrer tous les traitements de courrier afin de respecter les exigences en tant que fournisseur de bureaux virtuels enregistré.
Connaissance du client (KYC) et lutte contre le blanchiment d’argent (AML)
Vous devez effectuer des vérifications d’antécédents selon les règles KYC et signaler tout comportement suspect à TRACFIN (autorité de surveillance financière – Code monétaire et financier).
Conditions de service
Décrivez clairement ce qui est inclus dans le forfait bureau virtuel (par exemple : utilisation de l’adresse, gestion du courrier, crédits pour salles de réunion), la durée de conservation du courrier, les politiques d’annulation et de renouvellement, ainsi que les responsabilités des deux parties (par exemple : gestion des documents juridiques, règles de retrait du courrier).
Protection des données et cybersécurité
Assurez votre conformité en ne collectant que les informations nécessaires, en stockant les données de manière sécurisée selon le RGPD, et en utilisant des logiciels sûrs pour la gestion des données utilisateurs, des identifiants et des communications.
Déclarations et notifications locales
Vous devez déclarer trimestriellement tous les clients ayant signé un contrat de domiciliation (article R.123-168 du Code de commerce).
Pourquoi c’est important
Les services de bureaux virtuels peuvent générer des revenus stables et élargir votre communauté au-delà des bureaux physiques. Cependant, les proposer implique des responsabilités légales, de la sécurité des données à la conformité AML.
Bien faire les choses, c’est protéger votre activité, soutenir vos membres de manière professionnelle et construire une relation de confiance durable.
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FAQ on Legal Requirements for Virtual Offices
What is a virtual office in coworking?
A virtual office provides businesses with a professional address, mail handling, and sometimes meeting room access without a full-time lease. For coworking operators, it’s a flexible service that uses existing infrastructure to reach new members.
Are virtual offices legally regulated?
Yes. Most countries require virtual office providers to comply with local laws covering business registration, contracts, data protection, and mail handling. Regulations differ by country, so it’s essential to check local rules before offering services.
Do I need a contract to offer virtual office services?
In many countries, a written contract is required. Examples include a Domizil Vereinbarung in Switzerland, a Contrat de domiciliation in France, and standard service agreements in Germany and Spain. Contracts typically define address use, mail handling, and cancellation terms.
What rules apply to mail handling?
Most countries require mail to be securely stored and only accessed with client authorization. In the US, a notarized USPS Form 1583 is mandatory. In France, mail handling must be recorded, and in Switzerland, opening mail without written consent is prohibited.
Are background checks or KYC required?
Yes, in many jurisdictions. Germany, France, Spain, and the UK require KYC and anti-money laundering compliance. In Canada and the US, it’s not always legally required unless financial services are offered, but due diligence is recommended.
What about data privacy and cybersecurity?
Virtual office providers must comply with local data privacy laws such as GDPR (EU), FADP (Switzerland), UK GDPR/DPA, PIPEDA (Canada), or CCPA (California). Only necessary client information should be collected, and records must be stored securely.
Why does compliance matter for coworking spaces?
Offering virtual office services creates new revenue and expands your community, but it comes with legal responsibilities. Getting compliance right protects your space, ensures professionalism, and builds trust with members.